Самозанятые – как с ними работать и не попасть перед налоговой и трудовой инспекцией?
Всё началось с эксперимента. Это был бы избитый пролог научно-фантастического романа, но нет, потому что в этой статье мы поговорим о самозанятых – физических лицах, зарегистрированных в таком статусе и применяющих специальный налоговый режим, в контексте их сотрудничества с бизнесом.
Итак, Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ (в редакции от 28.12.2022) «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» была установлена возможность для физических лиц осуществлять предпринимательскую деятельность без регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Мы не будем разбирать в этой статье, как стать самозанятым, но разберем, как бизнесу работать с самозанятым лицом и не оказаться в трудной ситуации при проверке налоговой или трудовой инспекции.
Самозанятый – физическое лицо, которое ведет доходную деятельность без найма дополнительных сотрудников и без регистрации трудовых отношений с нанимателями или клиентами. Самозанятый работает сам на себя, он может являться подрядчиком, исполнителем и т.д., но не наемным штатным сотрудником. В законе самозанятый именуется как плательщик налога на профессиональный доход.
Выгода работы с самозанятым, в отличие от наемного сотрудника, для предпринимателя неоспорима. За самозанятых Вы не платите НДФЛ, страховые взносы, не отчитываетесь перед ИФНС и социальным фондом. Самозанятый самостоятельно исчисляет и уплачивает свои налоги, и предприниматель не несет за него ответственности как налоговый агент.
Здорово, правда? И самозанятых становится всё больше, наверняка Вам уже довелось с ними столкнуться или придется в обозримом будущем. Однако не стоит забывать, что как и к любым договорным отношениям, к работе с самозанятыми нельзя подходить поверхностно.
Почему? Чем грозит неправильно оформленная или отсутствующая документация бизнесу при работе с самозанятым лицом?
1) Неправильно оформленные или мнимые отношения с самозанятым могут переквалифицировать в трудовые. Чем грозит? Доначисление недоимки по НДФЛ и страховым взносам за всё время сотрудничества. Заплатите от всех уплаченных самозанятому сумм– неприятно, особенно если бизнес маленький, и Вы работаете с самозанятыми, не нанимая штатных сотрудников в частности в целях экономии на налогах и взносах.
2) При переквалификации, ещё и СФР потребует взносы за травматизм и штрафы в придачу;
3) Трудовая инспекция заглянет с внеплановой проверкой – будут считать Вас работодателем, маскирующимся под заказчика, и создающим мнимые гражданско-правовые отношения со своими сотрудниками. Штраф до 100 000 рублей.
Что обязательно учесть, если Вы, предприниматель, решили заключить договор с самозанятым лицом?
- Самозанятый – не Ваш сотрудник. Самозанятый может быть трудоустроен, но если Вы намерены работать с физическим лицом как с самозанятым, а не как со своим сотрудником, Вы заключаете с ним договор, регулируемый Гражданским кодексом Российской Федерации (ГПХ – договор гражданско-правового характера), а не Трудовым. Не заключайте договоры гражданско-правового характера с Вашими бывшими сотрудниками на условиях самозанятости, если с момента увольнения такого сотрудника не прошло полных двух лет;
- Обратитесь к предмету будущего договора с самозанятым. Учтите, что есть ряд ограничений для применения специального налогового режима, при нарушении которых Ваш самозанятый лишится права применить налог на профессиональный доход и «подставит» Вас под неблагоприятные последствия своего нарушения.
Не вправе применять специальный налоговый режим:
- лица, осуществляющие реализацию подакцизных товаров, за исключением сахаросодержащих напитков, указанных в подпункте 23 пункта 1 статьи 181 Налогового кодекса Российской Федерации, и товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- лица, осуществляющие перепродажу товаров, имущественных прав, за исключением продажи имущества, использовавшегося ими для личных, домашних и (или) иных подобных нужд;
- лица, занимающиеся добычей и (или) реализацией полезных ископаемых;
- лица, имеющие работников, с которыми они состоят в трудовых отношениях;
- лица, ведущие предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров, если иное не предусмотрено следующим пунктом;
- лица, оказывающие услуги по доставке товаров с приемом (передачей) платежей за указанные товары в интересах других лиц, за исключением оказания таких услуг при условии применения налогоплательщиком зарегистрированной продавцом товаров контрольно-кассовой техники при расчетах с покупателями (заказчиками) за указанные товары в соответствии с действующим законодательством о применении контрольно-кассовой техники;
- лица, применяющие иные специальные налоговые режимы или ведущие предпринимательскую деятельность, доходы от которой облагаются налогом на доходы физических лиц, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 статьи 15 настоящего Федерального закона;
- налогоплательщики, у которых доходы, учитываемые при определении налоговой базы, превысили в текущем календарном году 2,4 миллиона рублей.
Если предметом Ваших отношений с самозанятым не является ничего из перечисленного, переходим к следующему пункту.
-Обязательно составьте с самозанятым письменный договор гражданско-правового характера. Отразите в этом договоре:
1) o гражданином какой страны является Ваш самозанятый;
2) o что Ваш самозанятый является плательщиком налога на профессиональный доход;
3) o размер налога на профессиональный доход. Если Вы ИП или юридическое лицо, с Вашей выплаты самозанятый обязан уплатить налог в размере 6 %. Зафиксируете, что размер налога входит в стоимость по Договору, например: «Стоимость услуг по настоящему Договору определена Сторонами в размере 30 000 (Тридцать тысяч) рублей 00 копеек, включая налог на профессиональный доход».
4) o обязанность самозанятого предоставить Вам счет для оплаты и чек после получения денежных средств, это предусмотрено законом и именно этим чеком Вы будете в случае чего доказывать, что произвели оплату самозанятому, а не просто физическому лицу. Самозанятого это вряд ли затруднит – процесс практически автоматизированный;
5) ограничьте срок предоставления чека и оставьте за собой право расторгнуть договор, если самозанятый Вам его не предоставит, или получить неустойку за просрочку такого срока;
6) пропишите понятный и однозначный порядок приемки результата по договору (оказания услуг, выполнения работ и т.д.). Обязательно зафиксируйте сдачу-приемку результата в письменном виде, корректным актом;
7) обяжите уведомить Вас, если в ходе сотрудничества физическое лицо утратит статус самозанятого. Установите ответственность за неуведомление, которая покроет Ваши возможные финансовые потери;
8) не включайте в договор положения, свойственные трудовому. Триггерами для трудовой инспекции станет работа по графику, исполнение одних и тех же обязанностей на протяжении длительного срока, материальная ответственность, выплаты, схожие по периодичности с заработной платой и пр.
- Запросите у самозанятого Справку о постановке учет (снятии с учета) физического лица в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход (форма КНД 1122035).
- Не верьте на слово – получите у самозанятого номер его ИНН, пройдите по ссылке https://npd.nalog.ru/check-status/ , проверьте его статус на актуальную дату, а потом – ещё и на дату подписания Договора, и на дату каждого платежа в адрес самозанятого. Простое действие убережет Вас от существенных последствий.
- Не ленитесь контролировать ситуацию с самозанятым в ходе всего сотрудничества. Следите за наличием статуса, за своевременной выдачей чеков, закрывайте принятое актами. То, что самозанятый – физическое лицо, не освобождает от осуществления с ним полноценного документооборота.
Не пугайтесь, сложно только первый раз. Соблюдение простых рекомендаций и внимательность убережет Вас от возможных неблагоприятных последствий, и сделает работу с самозанятыми лицами чем-то обыденным и понятным. Риски Вашего бизнеса всегда снижаются, когда в нём присутствуют два принципа: контроль и порядок. А наш Сервис всегда готов предложить Вам готовые решения, в том числе по работе с лицами, применяющими специальный налоговый режим - чтобы снять с Вас обязанности по ведению юридической рутины.
Наш бизнес строится на стремлении позволить Вам заниматься любимым делом, без бюрократии и юридических заморочек. Потому что бюрократия и юридические заморочки – это наше любимое дело, и их мы берем на себя.
С наилучшими пожеланиями,
Ваш Внештатник.